La maîtrise du cycle de l’information, par Forest Woody Horton, Jr

• Première étape :
constater l’existence d’un besoin ou d’un problème dont le règlement satisfaisant nécessite de l’information.

Pour tout dire, s’il ne vous vient même pas à l’esprit, face à un problème à résoudre ou à une décision à prendre, que l’information pourrait vous aider à formuler le problème ou la décision de manière plus précise et complète, alors vous êtes en quelque sorte un ignorant en ce tout début du cycle d’acquisition de la maîtrise de l’information.

• Deuxième étape :
savoir comment identifier et définir avec précision l’information nécessaire pour satisfaire le besoin, régler le problème ou prendre la décision.

Certes, de manière générale, on sait de quels types d’information on a besoin pour résoudre un problème, surmonter une difficulté ou prendre une décision (en gros, « information médicale » face à une maladie ou « conseil en matière de finances » face à un problème financier), mais les bibliothécaires aiment bien faire remarquer qu’il y a des « astuces », des conventions et des règles de terminologie qu’il vaut mieux utiliser. On parle parfois à ce propos de termes « recherchables ».

• Troisième étape :
savoir comment déterminer si l’information nécessaire existe ou n’existe pas et, dans le second cas, savoir comment créer ou faire créer l’information qui n’existe pas (on parle aussi ici de « création de nouvelles connaissances »).

C’est ici que les outils de référence et moteurs de recherche des bibliothèques entrent en scène et « font des merveilles ». Si, par exemple, vous faites une recherche sur Google et ne trouvez absolument rien sur le sujet qui vous intéresse, alors il faut vous tourner vers des outils bibliothéconomiques plus classiques. Si vous êtes près d’une bibliothèque publique, il serait judicieux de demander le concours d’un bibliothécaire.

• Quatrième étape :
savoir comment trouver l’information nécessaire lorsqu’on s’est assuré qu’elle existe.

C’est ici que le fait d’avoir fait ses « devoirs » en participant à un atelier de formation à la maîtrise de l’information se révèle bien utile. Si vous n’avez pas pu participer concrètement à ce type de formation, vous aurez peut-être repéré un didacticiel en ligne qui vous apprend comment rechercher une information dont on sait qu’elle existe.

• Cinquième étape :
savoir comment créer, ou faire créer, l’information dont on a besoin mais qui n’est pas disponible ; on parle parfois à ce propos de « création de nouvelles connaissances ».

Parmi les possibilités qui s’offrent à vous à ce stade, et selon l’importance relative que vous accordez à chacune des variables telles que le coût, le temps dont vous disposez, le degré de précision de l’information que vous recherchez, l’actualité de cette information, etc., vous pouvez trouver un bénévole disposé à vous aider, trouver des ressources supplémentaires pour rémunérer la personne chargée de faire le travail ou encore vous rémunérer vous-même en faisant vous même le travail.

• Sixième étape :
savoir comment bien comprendre l’information que l’on a trouvée, ou savoir où s’adresser pour obtenir de l’aide à cet effet si nécessaire.

Supposons que vous ayez trouvé l’information dont vous avez besoin mais que vous ne parvenez tout simplement pas à la comprendre — ou que vous la comprenez en partie seulement. L’information est peut-être trop technique, ou elle se présente sous un format que vous ne trouvez pas commode à manier (il s’agit par exemple de tableaux statistiques et vous n’avez jamais été très bon pour l’interprétation des chiffres, vous auriez nettement préféré une présentation graphique ou textuelle, ou l’inverse). L’information est peut-être trop détaillée ou, au contraire, trop succincte et générale. Bref, vous êtes à juste titre fier de votre maîtrise de l’information, et fier d’avoir trouvé le trésor, mais celui-ci n’est pas utilisable — comme si vous aviez la carte qui permet de trouver le trésor mais pas la clé pour ouvrir le coffre.

• Septième étape :
savoir comment organiser, analyser, interpréter et évaluer l’information, y compris la fiabilité des sources.

Vous avez l’information « en main » pour ainsi dire, mais il faut d’abord l’organiser ou la réorganiser pour qu’elle ait un sens. Ensuite, il faut l’analyser et l’interpréter. Enfin, à ce stade, il faut se prononcer sur sa fiabilité, sa crédibilité et son authenticité. Elle peut paraître fiable, crédible et authentique mais se révéler fausse. Pour en revenir à l’organisation ou la réorganisation de l’information, il s’agit en l’occurrence d’assimiler, de synthétiser et de résumer l’information si elle est trop abondante. Quant à l’analyse et à l’interprétation, elles permettent de comprendre et de tirer des conclusions par analogie ou déduction. Si vos capacités dans ce domaine ne sont pas à la hauteur, vous aurez peut-être besoin d’un Sherlock Holmes ou d’une Agatha Christie pour vous aider !

• Huitième étape :
savoir comment communiquer et présenter l’information à autrui dans des formats et sur des supports appropriés et utilisables.

Si vous êtes un employé d’une entreprise commerciale ou un agent d’un ministère ou d’une association ou autre organisation de la société civile, il se peut que vous ayez à communiquer l’information que vous avez trouvée à de nombreuses autres personnes et organisations. Bien sûr, vous pouvez toujours décrocher le téléphone qui se trouve sur votre bureau ou utiliser votre téléphone portable personnel, mais ce n’est là qu’une des solutions possibles et vous devez vous demander s’il ne vaut pas mieux utiliser d’autres supports et formats de communication, certains pré-électroniques et d’autres électroniques.
De nos jours, on utilise beaucoup plus le courrier électronique, mais la télécopie et le courrier postal sont encore disponibles. Par ailleurs, comme on l’a fait remarquer plus haut, les styles des différents consommateurs de l’information sont très variables — certains préfèrent les chiffres, d’autres les images et d’autres encore les textes descriptifs.

• Neuvième étape :
savoir comment utiliser l’information pour résoudre un problème, prendre une décision ou satisfaire un besoin.

Cette étape laisse souvent les spécialistes de l’information perplexes, parce qu’ils considèrent souvent leur profession comme consistant à « mener le cheval jusqu’au cours d’eau » si l’on peut dire, « mais pas à obliger la bête à boire ». Ils perçoivent donc leur travail comme étant essentiellement celui d’un intermédiaire facilitateur et non celui d’un consultant sur le produit final. « Dommage » se lamentent-t-ils chaque fois qu’ils tombent sur un consommateur de l’information qui, à ce stade, ne parvient toujours pas à utiliser celle-ci convenablement.
À titre d’exemple, si vous avez recherché une information sanitaire et médicale et que vous êtes parvenu à la trouver, vous pouvez parfaitement décider de ne pas l’utiliser. Les spécialistes de la santé nous rappellent à cet égard que parfois, découvrir qu’on est porteur d’un certain gène qui provoque, mettons, une maladie (actuellement du moins) incurable telle que la maladie d’Alzheimer, c’est précisément ce qu’il ne faut pas faire, parce qu’on n’est pas nécessairement mentalement ou psychologiquement préparé à gérer les conséquences du simple fait de savoir.
Bien sûr, nombreux sont ceux qui ne comprennent pas une telle attitude et disent « comment peut-on faire face à une maladie si on ne sait même pas qu’on l’a ou qu’on y est génétiquement prédisposé ? ». Mais le lecteur doit se rappeler qu’il y a encore de nombreuses personnes sur cette planète qui vivent selon l’adage « L’ignorance c’est le bonheur. » et le proverbe « Ce que vous ne savez pas ne peut pas vous faire de mal. ».

• Dixième étape :
savoir préserver, stocker, réutiliser,enregistrer et archiver l’information en vue de son utilisation future.

On se sent peut-être épuisé à ce stade, à l’issue de toutes les étapes précédentes et après avoir utilisé l’information qui a été si difficile à rechercher, trouver, organiser, interpréter et exploiter. On pourrait même en vouloir à l’auteur qui demande de garder encore un peu le cap parce qu’il y a toujours ceux qui « viendront après nous » et pourraient tirer parti du travail que nous avons si durement accompli.
Il y a un demi-siècle, l’ancien vice-président des États-Unis Hubert Humphrey avait coutume de dire qu’il était certain que la solution pour guérir le cancer est enfouie quelque part dans les archives de quelqu’un. Quoi qu’il en soit de la guérison du cancer, le point qu’il soulève est pertinent. Si ce quelqu’un avait été suffisamment avisé pour classer cette information (à supposer qu’elle existe effectivement) et suffisamment intelligent pour concevoir un système de classement assez souple pour permettre une recherche ultérieure, on aurait peut-être trouvé depuis longtemps un élément capital pour faire progresser la recherche sur le cancer.

• Onzième étape :
savoir comment se défaire de l’information dont on n’a plus besoin et sauvegarder celle qui doit être protégée.

Enfin, une fois l’information mise en sécurité dans les archives à des fins de référence et d’utilisation ultérieures, il se peut qu’une partie de cette information au moins puisse être éliminée. Bien sûr, on dispose de la touche « Supprimer » de l’ordinateur mais parfois, lorsque l’information est sensible ou confidentielle, les données personnelles ou les secrets d’entreprise, par exemple, ou encore les données gouvernementales classées secrètes, son élimination elle-même n’est pas sans difficultés.
Il y a bien les déchiqueteuses pour les documents papier mais elles ne sont pas sans faille. Les experts des laboratoires du FBI vous diront que même le fait de brûler un document ne met pas forcément à l’abri de la traque d’un habile enquêteur de la brigade criminelle. Il faut donc faire preuve de prudence et de circonspection dans le choix d’une technique d’élimination qui soit adaptée au caractère plus ou moins sensible du document considéré.

En annexe B, l’auteur indique, pour chaque étape, les ressources humaines qui peuvent aider, les outils, méthodes et approches, les domaines ou contextes où se situe le besoin et enfin les avantages à attendre de la maîtrise de l’étape et les inconvénients et risques de la non maîtrise.

Ce texte est extrait du document que vient de publier l’Unesco : Introduction à la maîtrise de l’information
Une explication, en termes simples et sans jargon technique, de ce que l’on entend par « maîtrise de l’information », à l’intention des responsables des politiques publiques, des cadres d’entreprise, des administrateurs d’organisations de la société civile et autres professionnels très occupés.
Par Forest Woody Horton Jr, expert international en gestion de l’information.

Disponible sur le site de l’Unesco.

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